作為一個(gè)IT人，曾經(jīng)做過一些驗(yàn)廠管理（人事考勤工資管理）系統(tǒng)的開發(fā)項(xiàng)目，在這里結(jié)合工廠的實(shí)際驗(yàn)廠經(jīng)歷，談?wù)動(dòng)密浖夹g(shù)改善驗(yàn)廠管理的問題，希望大家發(fā)表補(bǔ)充和討論。
審核員來廠前，工廠需要做諸多的準(zhǔn)備工作，象文件體系啦、消防安全……在此，我只談?wù)劰r(shí)（考勤）、勞動(dòng)報(bào)酬（工資）、童工（人事管理）數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作。
目前大多數(shù)的工廠考勤、工資數(shù)據(jù)都是2套帳的，即所謂的A、B帳，一套作為工廠的實(shí)際管理，另一套用于客戶驗(yàn)廠。
一、考勤系統(tǒng)的選擇：
俗話說的好，工欲善其事,必先利其器！正確地選擇好一套考勤系統(tǒng)，對于驗(yàn)廠順利的通過和管理，有很大的影響。我們先了解一下各階段時(shí)期的考勤系統(tǒng)。
1、打卡機(jī)：
紙卡，插入式考勤，缺點(diǎn)是成本高、效率低、考勤數(shù)據(jù)不能修改、管理復(fù)雜。目前使用多的為小企業(yè)，逐漸被淘汰；
2、電子考勤：
電子考勤系統(tǒng)由于采用的技術(shù)方式不同，有下列的一些種類，不同的技術(shù)手段，針對于不同的應(yīng)用行業(yè)及工廠特征。
- 條碼考勤系統(tǒng)；較早時(shí)期的技術(shù)，目前逐漸被淘汰；
- 插入式IC卡；較早時(shí)期的技術(shù)，目前逐漸被淘汰；
- 指紋考勤系統(tǒng)；
能夠有效防止人員代打卡，精密度比較高，但是在效率方面一般，另外考勤時(shí)人員手指的清潔度、手指脫皮等問題受影響。適合于管理辦公室，不適合工廠員工管理。
- 非接觸（射頻）IC、ID卡考勤系統(tǒng)：
非接觸（射頻）IC、ID卡考勤系統(tǒng)是目前最為常用的電子考勤系統(tǒng)，其特點(diǎn)是刷卡速度快，結(jié)合專業(yè)的考勤軟件，能夠批量獲得考勤數(shù)據(jù)和報(bào)表，有的軟件支持考勤數(shù)據(jù)的修改，能制作出A、B等多個(gè)帳套。
該系統(tǒng)通常有考勤機(jī)（刷卡機(jī)）、IC/ID卡片、考勤管理軟件組成，考勤機(jī)（刷卡機(jī)）、IC/ID卡片市場上比比皆是，產(chǎn)品通用型很強(qiáng)，最為核心/價(jià)值的是考勤軟件，不同的軟件具有不同的功能，工廠在選擇考勤系統(tǒng)時(shí)，軟件功能的確認(rèn)是確定考勤系統(tǒng)是否好用的關(guān)鍵。其中IC卡能存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，且能實(shí)現(xiàn)員工一卡通管理（吃飯、考勤、門禁、借書等管理功能），ID卡通常只能作為考勤刷卡功能，但成本要低于IC卡。
另外在選擇考勤系統(tǒng)時(shí)，要注意保護(hù)現(xiàn)有的考勤系統(tǒng)投資，有些考勤機(jī)設(shè)備和IC/ID卡是可以再利用的。本文上面也提及到考勤系統(tǒng)是由考勤機(jī)、IC/ID卡、考勤軟件組成，其中多數(shù)情況下，考勤機(jī)、IC/ID卡是可以再利用的（與其他考勤/驗(yàn)廠軟件做接口）。
我所服務(wù)的一個(gè)北京客戶，投資了10多萬購買了一套杭州某企業(yè)的“一卡通”系統(tǒng)，包含考勤機(jī)、非接觸IC卡、考勤軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)門禁、考勤、餐飲等管理，運(yùn)行狀況良好。但是由于是通用的考勤系統(tǒng)，考勤軟件部分不支持工資管理和“驗(yàn)廠考勤”管理。我們在給其解決方案時(shí)，注意了保護(hù)該工廠的前期投資，即在原來購買的考勤系統(tǒng)基礎(chǔ)上，保留了考勤機(jī)及IC卡，只更新了考勤軟件。通常來講，硬件的廠家都會(huì)提供接口與軟件開發(fā)對接，即開放“動(dòng)態(tài)鏈接庫”。
關(guān)于考勤系統(tǒng)價(jià)格，考勤機(jī)、IC/ID卡的價(jià)格都是有據(jù)可依的，各地的價(jià)格也比較透明，這里談?wù)効记谲浖膬r(jià)格考察方法。一般來講，做通用考勤系統(tǒng)的廠商，多數(shù)屬于生產(chǎn)或貿(mào)易企業(yè)，他們的強(qiáng)項(xiàng)是批量生產(chǎn)或分銷，在增殖服務(wù)（軟件開發(fā)）方面的能力一般，他們會(huì)OEM或自主開發(fā)一套通用的考勤軟件并批量的賣，所以價(jià)格是很低的，甚至是免費(fèi)贈(zèng)送。但是該軟件的功能有限，大眾化，如果工廠不考慮驗(yàn)廠管理及其他個(gè)性化的需求，此方案無疑是最佳選擇。
如果工廠希望在考勤軟件管理方面實(shí)現(xiàn)驗(yàn)廠管理及其他個(gè)性化需求，則需要在原有考勤軟件上做“二次開發(fā)”或重新購置一套軟件。有的考勤系統(tǒng)廠商可以提供增殖開發(fā)服務(wù)，那么就可以在原有的考勤系統(tǒng)上做“二次開發(fā)”。這里有一點(diǎn)說明，由于軟件設(shè)計(jì)架構(gòu)的問題，并不是所有的功能都可以在原有系統(tǒng)上通過“二次開發(fā)”實(shí)現(xiàn)，此時(shí)你需要選擇一家專業(yè)軟件開發(fā)公司。專業(yè)軟件公司會(huì)結(jié)合你的需求及他們的自身產(chǎn)品幫助你實(shí)現(xiàn)功能，以及做接口連接相關(guān)的硬件設(shè)備（考勤機(jī)、IC/ID卡）。
軟件開發(fā)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：軟件的報(bào)價(jià)分為兩種報(bào)價(jià)模式，即軟件產(chǎn)品銷售報(bào)價(jià)和軟件開發(fā)服務(wù)報(bào)價(jià)（定制開發(fā)），軟件產(chǎn)品的報(bào)價(jià)可以對照功能，選擇不同的廠家進(jìn)行對比的。軟件開發(fā)服務(wù)（定制開發(fā)）的價(jià)格對于一般的工廠是難以辨別其報(bào)價(jià)的高低。但是萬變不離其宗，軟件開發(fā)服務(wù)的報(bào)價(jià)是依照工時(shí)來定價(jià)的，結(jié)合當(dāng)?shù)氐能浖_發(fā)人員的薪資水平，可以算計(jì)出來，以北京為例，一般的軟件開發(fā)人員工資為4000元/月左右，那么軟件公司的一個(gè)開發(fā)技術(shù)人員月工時(shí)（22天）價(jià)格可能為4000*5~10，即2萬到4萬之間。
二、工廠考勤管理：
第一部分：A帳：工廠真實(shí)的考勤數(shù)據(jù)。
用途：用于工廠的日常考勤管理及工資核算。
重要數(shù)據(jù)：日/月考勤報(bào)表、請假等異常出勤記錄、工時(shí)統(tǒng)計(jì)、加班統(tǒng)計(jì)、全勤獎(jiǎng)管理等等。
獲得方法：
- 打卡機(jī)紙卡直接插入打；再手工制作各類報(bào)表；
該該系統(tǒng)管理其利弊我就不在此贅述了。
- 通過考勤軟件從考勤機(jī)下載和導(dǎo)入；
特點(diǎn)：記錄真實(shí)的考勤數(shù)據(jù)，存在早到、遲到、漏打卡、曠工、加班等問題，如果拿該數(shù)據(jù)作為驗(yàn)廠數(shù)據(jù)，則需要大量的人工修改和確認(rèn)工作，心力憔悴。
特別說明：
一套適用的考勤系統(tǒng)+完善的考勤管理制度，對于公司日常管理的影響是很大的。兩者缺一不可。適用的考勤系統(tǒng)僅僅是個(gè)工具（利器），需要一套嚴(yán)格考勤管理制度規(guī)章督促、保障員工每日上下班打卡。這一點(diǎn)，南方（廣東，特別是一些臺(tái)資、日資企業(yè)）的工廠管理的非常好，能夠確保每天4次、6次考勤記錄的完整性，即使有漏打卡及異常考勤的，通過考勤系統(tǒng)“異常”管理功能補(bǔ)上即可。
如果員工每日能老老實(shí)實(shí)的刷卡，并確保數(shù)據(jù)完全能被采集，對于驗(yàn)廠數(shù)據(jù)的修改和管理，其意義也是很大的。
我有個(gè)客戶在山東，他們有一套非接觸考勤系統(tǒng)，但是不能有效執(zhí)行上下班刷卡，其考勤數(shù)據(jù)就不能很完善。呵呵，管理人員抱怨，“員工他們都不愿意刷”（散漫慣了，再者有時(shí)需要排隊(duì)的）。
第二部分：B帳：假數(shù)據(jù)，用來驗(yàn)廠的。
用途：專門用于客戶驗(yàn)廠
獲得方法：
- EXCEL或其他方式制作。
- 在A帳的基礎(chǔ)上按照驗(yàn)廠要求人工修改、確認(rèn)。
- 根據(jù)驗(yàn)廠要求，利用軟件批量產(chǎn)生。
特點(diǎn)：由于使用的軟件功能良莠不齊，制作數(shù)據(jù)的效率及質(zhì)量也是參次不齊。另外由于軟件供應(yīng)商對COC、ICTI、SA8000等理解的深度，對審核員驗(yàn)廠的測試及支持不能有效把握與控制，從而在考勤、工資方面無法保證驗(yàn)廠的可靠性。
第三部分：驗(yàn)廠實(shí)戰(zhàn)
經(jīng)歷過驗(yàn)廠的朋友們，以下幾種情況可能會(huì)比較突出：
- 審核員現(xiàn)場刷卡測試。
解決方案：有些考勤系統(tǒng)是支持刷卡數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸?shù)模行┫到y(tǒng)本身就不支持?jǐn)?shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸。我所了解的不支持實(shí)時(shí)傳輸數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，通常都是設(shè)定系統(tǒng)在晚上12點(diǎn)或其他時(shí)間，通過考勤機(jī)向考勤軟件批量傳輸刷卡數(shù)據(jù)。所以，在了解這些以上情形后，你就可以從容解答審核員的問題。（1）本系統(tǒng)不能支持刷卡數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸。（2）如果非的要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)獲得刷卡數(shù)據(jù)，那么之前一定明確要求相關(guān)的服務(wù)商做好功能的開發(fā)工作，并反復(fù)做現(xiàn)場模擬測試。
說明：我曾經(jīng)在現(xiàn)場作為工廠人員參與審廠工作，我發(fā)現(xiàn)有些審核員在電腦方面也僅僅是“略懂皮毛”，你口氣肯定一點(diǎn)，再對考勤系統(tǒng)知識(shí)多了解一點(diǎn)，審核員是“玩”不過你的。
- 一個(gè)2000多人的工廠，竟然沒有一個(gè)人請假或遲到、早退等異常出勤記錄？
解決方案：從理論上，這種現(xiàn)象有1%發(fā)生的幾率，多數(shù)情況下，異常出勤是常有的。有些考勤系統(tǒng)是可以實(shí)現(xiàn)批量自動(dòng)生成考勤數(shù)據(jù)了，但是不支持異常出勤的修改。這樣，麻煩就大了。所以，在軟件開發(fā)時(shí)，注意該問題。在制作數(shù)據(jù)時(shí)，更要注意該現(xiàn)象。
- 打開考勤系統(tǒng)時(shí)，出現(xiàn)“生成數(shù)據(jù)”、“批量生成”、“修改數(shù)據(jù)”……等等軟件按紐。
解決方案：呵呵，如果你的系統(tǒng)有這樣的小問題話，那可謂是“不打自招”了。解決方法：把這些字眼用別的名詞來代替。并且在驗(yàn)廠當(dāng)天通過密碼切換把這些功能完全掩藏。
- 整個(gè)驗(yàn)廠工作的管理系統(tǒng)性，以及其中的邏輯。
一些現(xiàn)象：和審核員朋友聊天獲悉，多數(shù)沒有通過的工廠，是缺乏整個(gè)COC管理系統(tǒng)性，有自相矛盾的地方，相互不能銜接，沒有條理。比如在文件上、管理體系上、一些數(shù)據(jù)的相互關(guān)聯(lián)上等等。比如，考勤顯示，倉庫周日不加班，但是在倉庫檢查一些工作單時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)有出入庫及領(lǐng)料單記錄。
解決方案：時(shí)間允許的情況下，結(jié)合COC、ICTI、SA8000等規(guī)則反復(fù)梳理，在工廠內(nèi)部不同角度進(jìn)行預(yù)演和復(fù)查。針對上述的工作單問題，合理的方案是將平常（周一~周五或周六）、周日的工作單分開管理。
- 打開考勤系統(tǒng)后，手忙腳亂，解說起來沒有條理。
其實(shí)，審核員查看考勤軟件，實(shí)質(zhì)上相當(dāng)于你要給其介紹一下考勤軟件，你可以想想當(dāng)初賣該軟件的業(yè)務(wù)員是怎么給你介紹的。解決方案：你自己要搞清楚該軟件的工作原理（業(yè)務(wù)流程）及功能。通常來講，發(fā)卡—>刷卡—>考勤軟件收集數(shù)據(jù)—>考勤信息查詢—>考勤報(bào)表獲得……是考勤系統(tǒng)基本流程。
- 審核員進(jìn)廠，一些沒有經(jīng)驗(yàn)的朋友，可能會(huì)感覺“狼來了”。
有些做人過于誠實(shí)的朋友，不太習(xí)慣驗(yàn)廠的工作方式。在驗(yàn)廠作假方面，我不認(rèn)為是個(gè)不光彩的事。這件事本身就眾說紛紜。我想說的一個(gè)觀點(diǎn)，我認(rèn)為很重要，不要心虛！“沉著冷靜”、“胸有成竹”是一個(gè)成熟COC管理人員的必須具備素質(zhì)。
大凡沒有通過驗(yàn)廠的工廠基本上都是有“嚴(yán)重硬傷”，如果審核員象偵探那般較起真來，我敢說沒有幾個(gè)工廠是可以通過的。我有個(gè)H&M的審核員朋友告訴我：（1）干掉一家工廠，對H&M來講也是一種損失。（2）在公眾面前，我們在形式上必須保持一致。
解決方案：對于工廠難以履行的社會(huì)責(zé)任問題，本人以為是中國現(xiàn)今的“國情”，國家和企業(yè)尚未具有必須施行必須履行的能力。這一點(diǎn)大家都心知肚明，但是為什么要驗(yàn)廠呢？大公司或品牌上要的是形象和面子。我們不一定依照驗(yàn)廠標(biāo)準(zhǔn)真干，但是起碼形式上要象樣，雖然你覺得是個(gè)“游戲”，但是，我建議您必須認(rèn)真地玩好這個(gè)游戲。我有不少WAL-MART的客戶曾經(jīng)走過彎路。
三、工資管理
第一部分：A帳：真實(shí)的工廠工資核算管理
用途：用于工廠的工資核算和工資管理
獲得方法：（1）由會(huì)計(jì)人員根據(jù)真實(shí)考勤記錄和薪資制度人工核算；
（2）利用專業(yè)人事薪資軟件進(jìn)行核算、管理；
特點(diǎn)：工廠真實(shí)的工資核算與管理，隨著管理精細(xì)化的推進(jìn)，有不少企業(yè)實(shí)施ERP或?qū)I(yè)人力資源管理軟件（人事、考勤、工資一體）代替手工管理。
特別說明：服裝以及玩具工廠多是計(jì)件工資的管理制度，由于工序繁多，且不同的工序的工價(jià)不同，所以造成每日的計(jì)件工資數(shù)據(jù)量統(tǒng)計(jì)工作顯得非常嚴(yán)峻。這一點(diǎn)，在生產(chǎn)線上的班組長及文員非常理解其中的苦衷。有條件的工廠，我推薦使用一種條碼計(jì)件工資管理解決方案，可以非常輕松地解決這個(gè)問題。
第二部分：B帳：假的工資數(shù)據(jù)，應(yīng)對驗(yàn)廠
用途：專門用于客戶驗(yàn)廠
獲得方法：通常情況下，工廠設(shè)置文員或會(huì)計(jì)人員專門制作假的工資數(shù)據(jù)，或手工或利用工資管理系統(tǒng)。在制作數(shù)據(jù)時(shí)，參照考勤B帳出勤、加班、當(dāng)?shù)毓べY標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)等情況。
特點(diǎn)：（1）與考勤數(shù)據(jù)B帳有邏輯關(guān)系，工時(shí)的統(tǒng)計(jì)與核算必須要與考勤數(shù)據(jù)B帳保持一致；
（2）如同考勤數(shù)據(jù)B帳一樣，工作量浩大；
對于工資的審查，以下幾點(diǎn)是關(guān)鍵：
（1）標(biāo)準(zhǔn)。
人員及軟件系統(tǒng)必須要清楚當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)，以及工資的計(jì)算公式。
（2）工資的核算邏輯
工資的核算必須要和人事、當(dāng)月出勤記錄保持邏輯上的銜接，如：工時(shí)、各種加班、異常出勤（是否有全勤獎(jiǎng)）等等問題。
（3）關(guān)于計(jì)件工資和計(jì)時(shí)工資的問題。
有不少服裝加工工廠，他們在管理上通過計(jì)件，系統(tǒng)上采用計(jì)時(shí)。此過程在系統(tǒng)上需要一個(gè)計(jì)件與計(jì)時(shí)的換算工作。
（4）最低工時(shí)補(bǔ)給。
（5）員工訪談。事先工資條打印。
第三部分：理想的解決方案：
各位如果希望通過軟件來改善驗(yàn)廠管理工作，在選擇服務(wù)商或產(chǎn)品時(shí)，請注意下列問題，可以作為參考建議：
關(guān)于軟件/咨詢服務(wù)企業(yè)：首先是驗(yàn)證服務(wù)商是否有驗(yàn)廠（COC、ICTI、SA8000等等）行業(yè)的背景，或者是對驗(yàn)廠管理的理解深度，象很多做通用考勤機(jī)或考勤軟件的企業(yè)著實(shí)很多，但是大多數(shù)沒有驗(yàn)廠相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，所以不一定適合你。其次，服務(wù)商的軟件開發(fā)能力及實(shí)際售后服務(wù)政策；軟件的應(yīng)用效果與軟件服務(wù)商的支持與服務(wù)是密不可分的。
關(guān)于軟件：人事、考勤、工資一體化的解決方案，即可以獨(dú)立使用，也可以聯(lián)合協(xié)同應(yīng)用。
1、 人事管理部分：要求能夠?qū)T工的檔案以及勞動(dòng)合同進(jìn)行全面的管理。并實(shí)現(xiàn)查詢、打印、報(bào)表的功能；
2、 考勤管理部分：一套軟件2個(gè)（甚至更多）帳套，要求即能實(shí)現(xiàn)A帳真實(shí)的管理，又要求在功能上能夠?qū)Ω秾徍藛T驗(yàn)廠流程、驗(yàn)廠手段，再者就是注意軟件的易用性、保密性、制作數(shù)據(jù)的可靠性；
3、 工資管理部分：要求能夠支持計(jì)件工資、計(jì)時(shí)工資的算法；工資的核算必須與人事、考勤的數(shù)據(jù)保持一致。 |
